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MicrosoftのクラウドサービスOneDriveとMicrosoft365のデスクトップのメールアプリOutlookの同期が上手くできないトラブルは以前から指摘されていました。
今回私のメインパソコンが経年劣化から主要なパーツの交換を強いられてしまい、OneDriveから以前のOutlookデータの移行が上手くできなかった経験もあって記載してみようと思います。
因みに仕事関係の重要なメールはGmailでも受信していましたので、最悪の状態は回避することができました。
Windows11では既定でOneDriveが有効になっているために、Microsoft365のOutlookメールアプリでメール受信のアカウントの設定をPOP3でおこなってしまうと同期が上手くできないトラブルになる場合が多い報告されています。
タスクバーのOneDriveのアイコンの状態が「同期保留中」のまま終了しなかったり、「同期ができない」になってしまうとOneDriveで同期ができていません。
またOneDriveのアイコンを右クリックすると、Outlookのファイルが原因になっていることがわかります。
Outlookのメールの受信方式には、POP3方式とIMAP方式とExchange方式がありますが、POP3は最も古い方式で個人ユーザーには多く利用されていますが、セキュリティの面や複数デバイスでのメール管理から毎回メールサーバーからパソコンなどのデバイスにダウンロードしてくる方式は時代遅れになってきています。
今後のMicrosoftの対応にもよりますが、OneDriveとPOP3方式の組み合わせは避けたほういいでしょう。
IMAP方式とは、メールサーバーにアクセスしてメールサーバー内でメールを閲覧する方法になります。
Exchange方式とは、Microsoftのメールサーバーサービスの１つで、Microsoftで作成したメールアドレスやMicrosoft365のビジネスプランで利用することができます。
具体的にOneDriveとOutlookの同期ができないトラブル対処方法を3つ紹介してみます。
ただ、これから紹介する方法は特に仕事に関係するメールなど設定の変更に十分注意して、自己責任でおこなって下さい。
POP3以外のIMAP方式やExchange方式でメールアカウントを設定し変更することでOneDriveで同期ができない事態を解決しますが、今までPOP3方式で受信したメールなどはPOP3のアカウントを削除してから設定することになりますので、大切な受信メールは何らかの方法で控えておく必要があります。
例えば大切なメールを自分のGmailに送信するなどしておきましょう。
メールアドレスは別途連絡先からWordやメモ帳にコピペしておくなど準備しておきましょう。
POP3のOutlookファイルの保存場所は、既定では Cドライブ＞ユーザー＞ユーザ名＞ドキュメント＞Outlookフォルダー内のアカウントを設定したメールアドレス.pstとなります。
しかし、OneDriveのと同期（連携）することで同期対象のフォルダーはOneDriveフォルダー傘下に移動します。
そこで、OutlookファイルをOneDriveフォルダー傘下以外の場所に変更します。
ここでは例としてCドライ以外のDドライブに変更する手順を紹介しますが、OneDriveフォルダー傘下でなければ問題ありません。
Dドライの直下に新しいフォルダーを作成して、わかりやすい名前（Outlookなど）に変更しておきます。
OneDrive傘下のドキュメント＞Outlookフォルダー内のOutlookファイルをコピーして、Dドライブに新しく作成したフォルダー内に貼り付けます。
Outlookアプリのファイルから「Backstageビュー」を表示して、アカウント設定＞アカウント設定をクリックします。
電子メールアカウントから対象のアカウントを選択して、「フォルダーの変更」をクリックします。
新しい電子メールの配信場所で「新しいOutlookデータファイル」をクリックします。
Dドライブに作成したOutlookファイルを選択して「OK」します。
STEP.4の画面でフォルダーが正しく変更されたか確認して下さい。
全ての確認後、問題がなければOneDrive傘下のOutlookファイルは削除します。
手順に従えば難しい操作ではありませんが、事前にバックアップしておくなど準備を万全にして自己責任でおこなって下さい。
OneDriveはデスクトップやドキュメントのフォルダーとピクチャーのフォルダーにあるファイルをクラウドに同期して保存してくれるので、もしもの時にもバックアップされているので大変便利です。
しかし、同期の問題や無料では5GBしか使えない容量の問題などでトラブルになる場合もあります。
OneDriveの利用を中止するには
- タスクバーのOneDriveアイコンを右クリック
- 歯車の設定アイコンをクリック
- メニューから設定をクリック
- アカウントをクリック
- アカウント画面の「このPCからリンクを解除する」
- 確認メッセージで「アカウントのリンク解除」を再度選択
OneDriveとのリンクが解除されてから、OneDriveが不要ならアプリをアンインストールすることもできます。
また、パソコンとの同期はできませんが、クラウドにはOneDriveが存在しています。
ストレージサービスとして必要なファイルをアップロードやダウンロード、または他のユーザーと共有することができます。
クラウド上のOneDriveはこちらからアクセスすることができます。
Outlookとの関係でOneDriveの利用を中止する方法を紹介してきましたが、OneDriveの仕組みと基本操作をマスターすることのメリットは、Windows10やWindows11を活用する上で多くあります。
また基本を知ることでトラブルを回避することができます。
市民パソコン教室長野校では「OneDrive活用講座」を学習することができます。
Zoomによるオンライン授業にも対応していますので、お気軽にお問い合せ下さい。
