脱ハンコと電子印鑑(デジタル印鑑)概要編

脱ハンコと電子印鑑(デジタル印鑑)

脱ハンコが話題になってますけど…
役所の申請でハンコが必要ないってことなのでしょうか?

単純に脱ハンコだけでなく、紙からデジタル書類化が加速していく可能性があります。

何でもデジタル化したらITとか苦手な人は困るんじゃないかしら?

課題もありますけど、今回は電子印鑑の概要をお話しますね。

ハンコの種類と電子印鑑(デジタル印鑑)

普段私たちが利用しているハンコには、宅配便の受取りや社内だけの書類で利用している「三文判」と呼ばれるような、どこでも手に入る印鑑があります。
それに対して「実印」と呼ばれる印鑑は、オリジナルの印影による唯一無二の印鑑であり、「実印」として市町村に印鑑登録した公的に認められた印鑑です。重要な書類では本人押印したことを証明したことにもなります。

三文判と実印

電子印鑑(デジタル印鑑)にも同じような考え方があります。
社内でWordやExcelなど作成したファイルをプリントしてから押印して、またスキャナーでパソコンに取り込みメールなど送るといった、アナログ的なワークフローから電子印鑑で利用することでデジタル的なワークフローへ変えることができます。
この場合、フリーのアプリやWebサービスを利用することで、テレワークでハンコを押印してもらう為だけに出社するような問題も解決することができます。
しかし、フリーのアプリなどでは「三文判」と同じで手軽で費用もほとんどかかりませんが、偽造も可能で何時誰が捺印したのか証明することが難しい問題があります。

法的効力がある電子印鑑
電子印鑑(デジタル印鑑)を含む広い意味での電子署名に実印のような公的効力を持たせるにはどうしたらいいでしょうか?
それには、電子証明書(印鑑証明書のイメージ)の発行や失効を管理する第三者機関の電子証明局に担保された電子印鑑が押印されたデジタル書類を利用することで法的効力を持たせることが可能になります。

無料の電子印鑑について

クリップスタンプ

クリックスタンプ

法的効力はありませんが、WordやExcelで使えるフリーのアプリやWebサービスの中でも「クリックスタンプ」がお勧めです。
作成できる印鑑もデート印・デート印(代理)・三文判・丸印・角印・2分割印と種類も豊富で、デート印はパソコンの時刻から日付を引用することもできます。
操作も簡単で、右下の[OK]でコピーして貼り付けるか印影をWordなどにドラック&ドロップするだけで押印することができます。
また、パソコンにインストールしなくてもUSBに入れて携帯できるタイプもあります。

インストール時の注意

クリックスタンプのインストール時の注意「クリックスタンプ」のインストール時に「E STARTアプリ」を追加でインストールする画面が表示されます。E STARTアプリは以前J-Wordと呼ばれていました。ウイルスなどのアプリではありませんが、インターネット検索のお節介アプリとして有名です。機能を理解した上で、納得しない場合にはインストールを避けたほうが無難です。

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobatのスタンプ機能

PDFファイルの表示や印刷が可能な無料のPDFビューワーの中でも、本家の「Adobe Acrobat Reader DC」には電子署名やスタンプという機能があります。PDFはWordなどのアプリよりも改ざんがしにくいデーター形式になっていますし、スタンプ機能の電子印鑑ではユーザー情報を設定して利用することができます。電子印鑑では既定の印鑑の他に、普段使っている印鑑の印影を取り込むことも可能です。
WordやExcelからPDFファイルを作成することは容易なので、社内文書の脱ハンコ化はAdobe Acrobatで一元化する方法もあります。

電子契約について

対外的な契約書類などをデジタル化する場合には、一歩進んで電子契約サービスを利用する方法があります。
GMO電子印鑑Agree」や「クラウドサイン」など多くのサービスがあり、大企業から中小企業まで最適なサービスが提供されています。フリーランスや小規模事業者では無料プランから始めてみてもいいでしょう。

今後の課題
社内のワークフローを見直すだけなら、自社に最適な方法を選択すればいいですが、対外的な電子契約では例え法的効力のある方法であっても相手方の承諾がないと意味がありません。
政府では民間の「電子証明局」を公的な「電子証明局」として管理するなどさまざな検討がなされているようです。
今後の推移をみながら、本当の意味での脱ハンコ「デジタルワークフロー」の社会になることを望みます。

今回は電子印鑑の概要だけに留めましたが、機会があれば「クリックスタンプ」など個別のアプリやサービスについても深堀していきたいと思います。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA