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Word 2021やMicrosoft365でWordを利用してる場面を中心に、Wordの校閲機能の中でも文書校正に焦点を当てて紹介していきたいと思います。
私は普段テキストエディターでブログやWebサイト関連の文章を記載していますが、誤字脱字や助詞の使い方・英文のカタカナ表記で迷うことがあります。
文字校正のツールは有料・無料と幾つもありますが、調べてみるとMicrosoft Wordの校正機能の評判がいいが、最新の情報が少ないことも分かりましたので、2023年4月現在の内容を簡潔に使い方とカスタマイズについて記述してみます。
文章を作成して「校閲」タブをクリックすると、グループに分類された機能が表示されています。
「閲覧」タブには文書校正・音声・アクセシビリティ・言語とコメント・変更履歴・変更箇所・比較・保護・インクの各グループに分かれています。
この中で文書校正に関係が強いのが、文書校正・音声・言語のグループになります。
「エディター」アイコンをクリックするとこれらの機能が一括でチェックすることができます。
アクセシビリティは、アクセスしやすい事や利用しやすい事との意味で使われますが、年齢や身体的条件に関わらず誰もが見やすくわかりやすい文章かどうかをチェックする機能になります。Wordでも表・図形・画像がレイアウトされた文章では必要になるかもしれませんが、今回は省略します。
コメント・変更履歴・変更箇所・比較・保護・インクのグループも文章校正で役立つ場合もありますが、これらは主に共同編集などて真価を発揮しますので今回は省略します。
エディター機能は「校閲」タブだけでなく、「ホーム」タブでも表示されています。
エディターをクリックすると画面右側に「エディターの作業ウィンドウ」が表示され、校正結果が一覧で見ることができます。
① エディタースコア
文章のスコアが表示され、問題がないと100％になります。
下のバーをクリックすると、②の修正点で指摘された内容を順番にチェックしていくことができます。
② 文語体の文章
文語体の文章をフォーマル・プロフェッショナル・口語体から選ぶことができます。
③ 修正点
ENは英語・JAは日本語のチェック項目になります。
スペルチェックと文法は英語、表現の推敲・表現の揺れ・誤りのチェックは日本語になります。
スペルチェック
例文の「PhishWall」はセキュリティ対策アプリの商品名で英語の辞書にないことから5カ所で指摘されています。
もし検討事項に候補のスペルが示された場合は、候補から正しいスペルをクリックして反映します。
例文のよう変更しない場合は、1カ所だけ指摘を無視するかすべてを無視、または辞書に登録するかを選びます。
表現の推敲
「い」抜き言葉などを指摘してくれます。
検討事項をクリックすると「してる」→「している」に修正してくれます。
修正しない場合は、無視をするかチェックを停止するかを選びます。
表記の揺れ
例文では、検討事項で「セキュリティー」と「セキュリティ」が混在していると指摘しています。
どちらかを選んで表記の揺れを修正することができます。また修正しない場合は無視をします。
誤りチェック
例文では、句読点が2つ以上連続したり・明らかな入力ミスを4カ所指摘しています。
検討事項をクリックして修正することができます。また問題のない場合には無視やチェックの停止をすることもできます。
④ 表現や表記上の考慮点
英語に対応したチェック項目で日本語には対応していません。
⑤ インサイト
「ドキュメントの統計情報」をクリックして、表示されたダイアログボックスをOKします。
すると読みやすさの評価として、文章の語数・文の長さの適正値との比較や文字種の構成などが表示されるので、文章作成の目安になります。
「校閲」タブの中に「音声読み上げ」機能があります。
カーソル位置からアイコンをクリックすると読み上げてくれます。もう一度アイコンをクリックすると停止します。
目視では分からない誤りを耳で聞くことで発見する場合があるので、併せて活用すると便利です。
実は誤りチェックの句読点の連続などは、初期設定ではチェックの対象になっていません。また無視をした項目はもう一度同じ文章でチェックすることができません。
このような時にオプションの「文章校正」をカスタマイズする必要があります。
「ファイル」タブ＞「オプション」＞「文字校正」の中にある「Wordのスペル チェックと文章校正」の内容を操作します。
- 文章のスタイル 文章のスタイルにある「通常の文」とクリックすると、くだけた文・公用文などいくつかの文章スタイルが設定されていて、ユーザー設定で「設定」内容を詳しくカスタマイズすることもできます。
句読点の連続をチェックする場合には「設定」内で「句点」と「読点」の項目をカスタマイズします。 - 再チェック エディターで指摘された項目を無視するとチェックされる内容から除外されていまうので、「再チェック」をクリックすることで、再度チェック対象にすることができます。
初期設定のままだと、チェック項目になっていない場合がありますので試行錯誤しながらでも効率化と負担軽減できるように調整していくといいでしょう。
Microsoft（マイクロソフト）はChatGPT（チャットGPT）で話題のOpenAIと2019年から戦略的なパートナーシップ結んでいて、Windows11やMicrosoft Edge・Office製品にAI（人工知能）を今後積極的に取り入れていくようです。
今後、Microsoft365ユーザーを中心にWordの文書作成や文書の校閲・校正でもAIが活躍していくのではないかと予想しています。
ただ、AIがいくら優れていても100％正しいとは限りらないので、最後は私たち自身が正しい結果を判断しなくてはいけないことも忘れないようにしましょう。
