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Gmailを普段使っているんだけど
受信トレイのメールを整理する方法はありますか？
それなら、Gmailのラベル機能を活用するといいですよ
他にも便利な機能を一緒にお話しますね！
Gmail（Gメール）とは
Gmail（Gメール）はGoogleのフリーメールサービスで、Googleアカウント取得することで利用することができます。
GmailはGoogleのメールサーバーにWebブラウザ（Google Chrome・Microsoft Edgeなど）からアクセスして利用することができます。スマートフォンには専用のアプリもありますので、同じGoogleアカウントで外出先でも確認することができます。
Webブラウザの操作は、最初戸惑うこともありますがシンプルな操作で慣れてしまうと快適に利用することができます。
Gmailには豊富な機能が用意されていますが知らずに使っていない機能もあるかと思いますので、今回はメールの分類整理に焦点を当ててみます。
ラベル機能とフォルダーの違い
一般的なパソコンのメールアプリなどは、受信フォルダーと独自に作成したフォルダーを使ってメールを分類整理しています。自動振り分け機能があるアプリでは、〇〇のアドレスから受信したメールは「Aフォルダー」に振り分けなどの条件を設定することで分類整理をすることができます。
Gmaiでは、受信したメールは１つのまとまりとして管理されています。
Gmailではメールに印（ラベル）をつけることで分類整理することができます。また、メールには複数のラベルを付けることも可能です。
例えばメールに「ラベルA」と「請求書」とラベルと付ると、「ラベルA」と「請求書」ラベルにメールを表示させることができます。「ラベルB」のメールにも請求書に関係するメールに「請求書」ラベルを付けると、「請求書」ラベルでまとめて表示させることができます。
Gmailでラベルを作成
Web版のGmail画面の左「メインメニュー」を下にスクロールすると、①「もっと見る」が表示されることがあります。そこをクリックすると更に下の項目まで表示さるので、一番下の②「新しいラベルを作成」をクリックして新規作成したいラベル名を入力すれば簡単に作成できます。
作成されたラベルは、ラベル項目の右端③をクリックすると関連するメニューが表示されますので、ラベルに色を付けて分かり易くしたり、不要なラベルを削除することもできます。なお、ラベルを削除しても、メールを削除するわけでありませんので、これもラベル機能の特徴といえるでしょう。
メールにラベルを付ける
メールにラベルを付ける３つの方法についてご紹介します。
- メールをラベル項目に直接ドラックする方法。
・メールにチェックを入れて移動する。 - 移動アイコンからラベル項目へ移動する方法。
・この方法は複数のメールをチェックして一括で移動する場合に便利です。 - ラベルアイコンから移動する方法。
・メールにチェックを入れてラベルを指定します。この方法は複数のラベル付けをする時に便利です。
メールの自動振り分けについて
いままでは、手動でメールを移動したりラベルを付ける方法を紹介しましたが、受信したメールを自動で振り分けることも可能です。
自動振り分けしたいメールを選択し、①その他のアイコンをクリックして表示されたメニューから「メールの自動振り分け設定」をクリックします。②対象のメールについて設定する画面が表示されるので、メールアドレスや件名などを細かく設定することができます。「フィルター作成」をクリックすると、対象メールに対してどのような行動をするのか設定することができます。
今回はラベルを付けたいので「ラベルを付ける」にチェックをして、付けたいラベルを一覧から選択します。
すべての設定が終了したら、「フィルター作成」をクリックします。
自動振り分けでは、ラベルを付ける以外にも設定ができますので、複数チェックを入れるなど柔軟にフィルタを作成することができます。
Gmailを便利に使う機能拡張
Google Chromeや最新のMicrosoft Edgeをご利用の場合、「Checker Plus for Gmail」機能拡張プラグインを利用すると、新着メールが来ていることを簡単にわかるようになります。Gmailをアクティブに利用したい方は検討してみて下さい。
市民パソコン教室長野校では、Google活用講座の中で「Gmail」についても講習をおこなっています。
ご興味のある方はお気軽にお問合せ下さい。
